3.1 登账的要求与规则

1．启用账簿的要求

账簿是重要的会计档案，为了保证账簿记录的合法性和资料的完整性，明确记账责任，会计人员在启用账簿时，应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称，并填写账簿扉页上的“账簿启用及接交表”或“账簿启用和经营人员一览表”，其格式如表3-1所示。

“账簿启用及接交表”的填写要求是：

①填写启用日期和启用账簿的起止页数。启用订本式账簿，应当从第一页到最后一页顺序编定页数，不得跳号、缺号（如果所启用的订本式账簿的起止页数已经印好的就不需再填）。启用活页式账簿，其账页应当按科目顺序编号，并须定期装订成册。装订后再按实际使用的账页顺序编写页码，另加目录，记明每个科目的名称和页次。可于装订成册时填写起止页数。

②填写记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名等，并加盖名章，以示慎重和负责。

③加盖单位财务公章，以示严肃。

④当记账人员或会计机构负责人、会计主管人员调动工作时，应在办好账簿移交手续后，在启用表上注明交接日期、接办人员和监交人员姓名，并由交接双方签字或盖章，以明确有关人员的责任。

2．登记账簿的规则

为了确保账簿记录及后续会计工作的正确性，会计人员应当根据审核无误的会计凭证登记会计账簿。登记账簿的具体要求是：

□账簿登记应及时、完整

账簿登记的间隔时间，原则上越短越好。一般而言，总账是每日或隔几日定期登记，应根据企业单位所采用的会计核算形式，结合实际情况自行确定；根据原始凭证、原始凭证汇总表和记账凭证登记明细账，是每日进行登记还是定期进行登记也应根据企业单位的具体情况，但债权债务明细账和财产物资明细账应当每天登记，以便随时与对方单位结算，核对库存余额；库存现金日记账和银行存款日记账应当根据办理完毕的收付款凭证，随时逐笔顺序登记，至少每日登记一次。

登记会计账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内。在填写日期时，为了保持账页的美观，每一页的第一笔业务的年、月应在年、月栏中填写，只要不跨年度或月度，以后本页再登记时，一律不填写月份。跨月登记时，应在上月的月结线下的月份栏内填写新的月份。账簿登记完毕后，在记账凭证“过账”栏内注明账簿的页数或作出记号（如打“√”等），表示已登记入账，以免重复登记或漏记，并便于查阅，同时在记账凭证上签名或盖章。

□账簿登记要连续

各种账簿应按事先所编定的页码顺序连续登记，不得跳行、隔页。如发生类似情况，应将空行、空页划线注销，或注明“此行空白”或“此页空白”字样，并由记账人员签名或盖章。不得任意撕毁订本式账簿的账页，也不得任意抽换活页式或卡片式账簿的账页，以防舞弊。

□账簿的书写要整洁、规范

（1）账簿登记时，必须用蓝黑墨水或碳素墨水钢笔书写，不得用铅笔或圆珠笔记账（银行的复写账簿等特殊情况除外）。红色墨水登记账簿发生在下列情况中：

①期末结账时，用红色墨水划红线；

②错账更正时，用红色墨水划线更正，或根据红字记账凭证，登记冲销账簿记录；

③在账簿登记发生跳行、隔页时，用红色墨水划对角线注销空行或空页，并由记账人员签章；

④在借方多栏式或贷方多栏式明细账账页中，用红字登记减少数；

⑤三栏式科目的余额栏前，如未注明余额方向，在余额栏内用红字登记负数余额。

（2）“摘要”栏的填写应在如实反映经济业务客观情况的基础上，力求简明扼要，保证账簿记录既便于以后的查阅，又便于核对。

（3）“金额”栏的数字应当用阿拉伯数字书写，并与账页上标明的位数对准；在一些未标明位数的明细账上，可在金额中加上“分节号”，即自“元”位起自右向左，每三位为一分节加一逗号，“元”位和“角”位之间加一小数点，如1,230,000.00。书写的数字和文字的大小一般占格距的二分之一，以保证账簿的清晰、整洁和美观，并为更正错误留下余地。

（4）每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行的有关栏内，在摘要栏内注明“过次页”字样。在下页第一行有关栏内应抄列上页的合计数及余额，并在摘要栏内注明“承前页”字样；也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样。

（5）记账中如发现账簿记录的错误，应根据不同的错误情况，按照规定的错账更正方法予以更正，不得刮擦、涂改、挖补或用褪色药水消除字迹，以防篡改和舞弊。

□使用便捷符号

为了提高记账工作效率，记账时可以使用下列便捷符号：

（1）按规定需要结出余额的科目，结出余额后，应当在“借或贷”等栏内写明“借”或“贷”字样。当科目余额结平时，应当在“借或贷”栏内用“平”字表示，并在余额栏内用“Φ”表示。

（2）号码顺序可用“#”表示，如第8号，可写成“#8”，但不能写成“8#”。

（3）单价可用“@”表示，如单价10元，可写作“@10元”。

（4）已记账、已过账或数字核对无误的，可在“过账”或“记账”栏或数字后用“√”表示。

3．如何登记各种账簿

□特种日记账的登记方法

最常见的特种日记账有库存现金日记账、银行存款日记账、购货日记账、销货日记账等，其账簿格式可以采用三栏式，也可以采用多栏式。现分别说明其登记方法。

（1）三栏式特种日记账。

三栏式特种日记账是指设有“收入”、“支出”、“结存”（或“借方”、“贷方”、“余额”）三个金额栏的日记账。实际工作中较为普遍应用三栏式账页的有库存现金日记账和银行存款日记账。库存现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。现以库存现金日记账为例，说明其登记的方法。

库存现金日记账应由出纳人员根据已办理收付款业务，且复核无误的库存现金、银行存款收、付款凭证，按经济业务发生的时间顺序，逐日、逐笔进行登记。登记时应做到登记及时，书写工整，数字真实、准确，内容完整，账页相符，并做到日清月结。具体要求如下：

①日期栏：登记库存现金实际收付日期。

②凭证号数栏：登记收付款凭证的种类和编号。

③摘要栏：应将经济业务的内容作简要说明。

④对方科目栏：登记根据库存现金收入来源和支出的去向确定的相应的会计科目。

⑤收入、支出金额：登记库存现金实际收付的金额。

⑥每日营业结束时，应分别计算当日库存现金收入、支出金额的合计数及当日余额。库存现金日记账不得出现贷方余额或红字余额。

⑦逐日盘点库存现金，如库存现金的实有数与当日结计出的库存现金账面结存金额相核对，如果发现账实不符，应立即查明原因。同时，在检查中如发现库存现金有超过银行核定的限额或库存现金不足的情况，应及时解缴银行或提取库存现金。

⑧月份终了，必须按规定结账，分别结计出本月收入、支出金额的合计数和月末余额。每年年末，要结出全年累计发生额及年末余额，并办理必要的结转手续。

对于涉及库存现金和银行存款之间的相互划转业务，由于按规定只填制付款凭证，则凡是这类业务的登记均以付款凭证为依据。

三栏式银行存款日记账的登记方法与库存现金日记账基本相同，不同之处仅仅是增设了“结算凭证”栏，以便于与银行对账单核对。

（2）多栏式特种日记账。

多栏式特种日记账也有多种，最常见的有库存现金日记账、银行存款日记账、购货日记账、销货日记账等。其中库存现金日记账与银行存款日记账的登记方法基本相同，这里现以银行存款日记账为例加以说明。购货日记账与销货日记账的登记方法类似，这里也只列举购货日记账的登记处理方法。

为了避免多栏式银行存款日记账的篇幅过大，在实际工作中，一般将多栏式日记账分割成“银行存款收入日记账”和“银行存款支出日记账”两本账簿。其登记方法与三栏式日记账基本相同，如表3 -2、表3-3所示。

应注意的是：

①每天或定期将“银行存款支出日记账”的“支出”栏合计数转记到“银行存款收入日记账”的“支出合计”栏中，并结出当日余额。定期与银行对账单进行核对以加强对银行存款的日常监督和管理，以确保银行存款的安全。

②月末，若根据日记账登记总账，则各专栏不必逐笔过账，可根据其月末合计数，一次过入相关的分类账。如月末应将“收入合计”栏的金额204600元和“支出合计”栏的金额161820元，直接过入银行存款总账；将“应收账款”栏的合计金额56200元、“主营业务收入”栏的合计金额120000元、“应交税费”栏的合计金额20400元，分别直接过入“应收账款”、“主营业务收入”、“应交税费”科目的贷方。

③在同时设置库存现金日记账和银行存款日记账的情况下，由于涉及库存现金和银行存款之间的互转业务，如库存现金存入银行或向银行提取库存现金，在两本日记账中都已作了登记，过账时，其对应科目不必过账，以免重复。即银行存款日记账中的“库存现金”栏合计数，不必过入“库存现金”分类科目；同理，在库存现金日记账中的“银行存款”栏合计数，也不必过入“银行存款”分类账，否则就会重复过账。如上述“银行存款收入日记账”的“库存现金”栏合计数8000元、“银行存款支出日记账”的“库存现金”栏合计数5900元，月末均不必过账。

（3）多栏式购货日记账。多栏式购货日记账的登记方法如表3 -4所示。

①对设有专栏的科目，定期汇总后一次过入有关分类科目，不需逐笔过账，以便简化过账工作。例如，“库存商品”栏的金额合计数500000元、“应交税费”栏的金额合计数85000元，可以直接过入“库存商品”、“应交税费”科目借方；而应付账款科目则可根据“应付账款”栏的合计金额521000元直接过入贷方。

②在同时设置银行存款日记账的情况下，对现款购进货物的业务，由于在两本日记账中都作了记录，过账时，银行存款日记账中的“库存商品”和“应交税费”两个栏目的合计金额不必过账；同样，购货日记账中的“银行存款”栏的合计金额64000元也不必过账，以免重复过账。

③在汇总登记应付账款科目后，还应登记其明细分类科目，如#10中的58500元，应过入“乙公司”明细分类科目，过账后即在“过账”栏作“√”符号，表示已过账。

④“购货分析”栏是为管理上提供某些信息之用，如各地的采购情况，或各种商品物资的购进情况等。如无必要，此栏可不设。

□分类账的登记方法

（1）总分类账的登记。

总分类账是由会计人员根据审核无误的记账凭证直接或汇总登记。其登记的依据和方法取决于各企业单位所采用的会计核算形式。采用记账凭证核算形式的企业单位，直接根据各种记账凭证逐笔登记总账；采用汇总记账凭证核算形式的企业单位，可以根据汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证的合计数，月终一次登记总账；采用科目汇总表核算形式的企业单位，可以根据定期汇总编制的科目汇总表定期登记总账；采用多栏式日记账核算形式的企业单位，可以根据多栏式日记账及转账凭证或转账凭证科目汇总表定期汇总，逐笔登记总账。基本的登记方法包括：

①每一个科目都应在月初列示期初余额。

②在根据记账凭证逐笔登记总账时，要将记账凭证的日期和编号，记入科目的“年、月、日”和“凭证号数”栏，在“摘要”栏将经济业务的内容作简要说明；在根据汇总记账凭证或科目汇总表等汇总登记总账时，总账科目的“年、月、日”和“凭证号数”栏填写的是记账凭证的汇总日期和科目汇总表等的编号，“摘要”栏应注明发生额的起止日期。

③“借方”和“贷方”金额栏在采用逐笔登记时，按记账凭证的应借、应贷的金额逐笔记入各该科目的借方或贷方栏；根据汇总记账凭证或科目汇总表等汇总登记总账时，将汇总的应借、应贷金额记入各该科目同一行的“借方”和“贷方”栏。

④本月经济业务全部登记完毕后，于月末结计出总账各科目的本期发生额和期末余额，并在“借或贷”栏列明余额方向。

（2）明细分类账的登记方法。

各种明细分类账的登记方法，应结合经济业务具体内容及其繁简程度和经营管理上的实际需要来确定，都是根据记账凭证、原始凭证或原始凭证汇总表，或者进行定期汇总登记，或者按经济业务发生的时间先后顺序逐日逐笔登记。

①三栏式明细账。这类明细账，尤其是债权债务明细账，一般可根据记账凭证、原始凭证或原始凭证汇总表逐日逐笔登记，并随时结出余额，月终结出本期借、贷方发生额及余额。

②数量金额式明细账。这类用来登记财产物资的明细账的登记方法与“三栏式”明细账基本相同，所不同的只是要同时登记实物数量。

③多栏式明细账。一般可根据记账凭证、原始凭证或原始凭证汇总表逐日逐笔或定期汇总登记各专栏的借方或贷方发生额，月终，借方多栏式或贷方多栏式明细账的本期结转数（即贷方发生额或借方发生额），用红字在有关专栏、专行登记转出，如有余额，仍在各专栏、专行中反映。

□总分类账与明细分类账的平行登记

（1）总分类账与明细分类账的关系。

按照科目提供信息的详细程度不同，科目可以分为总分类科目和明细分类科目。总分类科目是根据一级会计科目设置，以货币为计量单位，用来分类、系统、连续、总括地反映企业单位经济业务发生情况及其结果。明细分类科目是根据总分类科目所属的二级或明细科目设置的，以货币为主要的计量单位，同时辅助以实物量度计量，分类、系统、连续、详细地反映企业单位发生的经济业务。

总分类账与明细分类账两者所登记反映的经济业务内容是相同的，仅仅是记录的详简程度不同。总分类账提供总括的会计核算资料，对所属明细分类账起控制、统驭作用；明细分类账则提供具体、详细的会计核算资料，对总分类账起补充说明的作用。鉴于总分类账和明细分类账之间的相互联系、相互制约的关系，记账时总分类账和明细分类账要采用平行登记的方法。

（2）总账与明细账的平行登记。

所谓平行登记，是指经济业务发生后，凡是涉及明细科目的同一笔经济业务，要根据会计凭证在登记相关的总分类科目的同时，按相同的方向、相等的金额登记该总分类账所属的各有关明细分类科目。其要点如下：

第一，同时登记。对同一笔经济业务，在同一会计期间内，既要记入有关的总分类科目，又要记入其所属的有关明细分类科目，不能漏记或重记。

第二，方向相同。总分类科目的登记方向在借方，其明细分类科目也应登记在借方；总分类科目的登记方向在贷方，其明细分类科目也应登记在贷方。

第三，金额相等。将一笔经济业务记入几个明细分类科目时，则记入总分类科目的金额，应与记入几个明细分类科目的金额之和相等。

（3）平行登记的结果应达到以下要求：

第一，总分类科目的期初余额，应与其所属的各明细分类科目的期初余额之和核对相符。

第二，总分类科目的本期借方发生额，应与其所属的各明细分类科目的本期借方发生额合计数之和核对相符。

第三，总分类科目的本期贷方发生额，应与其所属的各明细分类科目的本期贷方发生额合计数之和核对相符。

第四，总分类科目的期末余额，应与其所属的各明细分类科目的期末余额合计数之和核对相符。

利用这种相等关系，可以核对总分类科目与明细分类科目的登记是否正确。如有不等，就表明记账出现差错，即应查明原因，予以更正。核对的方法，可将各明细分类科目的本期发生额及余额分别相加，与总分类科目直接核对，或定期编制“明细分类科目本期发生额及余额表”，据以与总分类科目相核对。