1.1 案例1 制作公司文化活动方案
示例文件
原始文件：示例文件\素材\行政篇\案例1\公司文化活动方案.docx
效果文件：示例文件\效果\行政篇\案例1\公司文化活动方案.docx
【案例分析】
公司为丰富员工的业余文化生活，营造一种健康、旺盛的团队氛围，激发员工的工作积极性和热情，增强员工满意度与归属感，提高团队的凝聚力和战斗力，需要策划和组织一系列的文化活动。本案例运用Word软件来制作公司文化活动方案。
具体要求：新建文档并合理保存；页面设置纸张为A4纸，页边距为上下2.5厘米、左右2.8厘米；编辑文化活动方案内容；美化修饰文档；预览并打印文档。文档效果如图1.1所示。
【知识与技能】
文档创建和保存
页面设置
编辑文档
插入特殊符号
设置文本的字体、字号、字形等格式
设置对齐方式、缩进、行距和间距等段落格式
使用项目符号和编号
预览和打印文档
图1.1 “公司文化活动方案”效果图
【解决方案】
Step 01 新建并保存文档
（1）新建文档。
① 单击“开始”按钮，选择【所有程序】→【Microsoft Office 2010】→【Word 2010】命令，启动Word 2010应用程序。
② 启动Word程序后，系统将自动新建一个空白文档“文档1”。
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我们可以把经常用到的程序或文档的快捷方式放置到桌面上，以便随时取用（打开），而很多应用程序在安装好时会自动创建桌面快捷方式。所以，双击桌面的快捷图标是最常用的打开应用程序的方法。
（2）保存文档。
在 Word 中进行文档编辑，一定要注意保存文档。因为文档编辑等操作是在计算机内存工作区中进行的，如果不进行存盘操作，突然停电或直接关掉电源都会造成文件丢失。因此，及时将文档保存到磁盘上是非常重要的。
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保存文档时，一定要注意文档的“三要素”——文档的位置、文件名和类型，以免以后不易找到该文档。
① 单击【文件】→【保存】命令，打开“另存为”对话框。
② 以“公司文化活动方案”为名，选择保存类型为“Word文档”，将该文档保存在“E:\公司文档\行政部”文件夹中。设置完成后的“另存为”对话框如图1.2所示。
图1.2 “另存为”对话框
③ 单击“保存”按钮。
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① 快速保存文档。
a.保存文档时，通常单击快速访问工具栏上的“保存”按钮会更加快捷，按钮如图1.3所示。
图1.3 快速访问工具栏上的“保存”按钮
b.为了避免录入的文字丢失，保存操作可以在编辑过程中随时进行，其快捷操作为【Ctrl】+【S】组合键。
② 自动保存文档。
为了避免操作过程中由于掉电或操作不当造成文字丢失，可以使用Word 2010的自动保存功能，单击【文件】→【选项】命令，打开“Word选项”对话框，选择左侧的“保存”选项。在右侧的“保存文档”选项组中，选中“保存自动恢复信息时间间隔”复选框。然后在其右侧设置合理的自动保存时间间隔，如图1.4所示。
图1.4 设置文档自动保存时间
Step 02 设置页面
与用笔在纸上写字一样，利用 Word 进行文档编辑时，先要进行纸张大小、页边距、页面方向等页面设置操作。
（1）设置纸张大小。单击【页面布局】→【页面设置】→【纸张大小】按钮，从下拉菜单中选择“A4”，如图1.5所示。
（2）设置页边距。单击【页面布局】→【页面设置】→【页边距】按钮，从下拉菜单中选择“自定义边距”，打开“页面设置”对话框，在“页边距”选项卡中根据要求设置页边距，并将纸张方向设为“纵向”，如图1.6所示，单击“确定”按钮。
图1.5 设置纸张大小
图1.6 设置页边距和纸张方向
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设置页边距时，既可以单击“页边距”选项卡中的增减按钮调整页边距的值，也可以在设置页边距的文本框中直接输入所需的页边距的值。
Step 03 编辑文化活动方案
（1）单击任务栏上的“输入法”指示器按钮，根据需要和习惯选择不同的输入法。
（2）按照图1.7所示录入“文化活动方案”的内容。
图1.7 “文化活动方案”文档内容
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新建一个Word文档后，一般Word的文档窗口是“页面视图”，如图1.8所示，这种视图是与打印相应的纸张一致的视图，在其上进行编辑都是“所见即所得”的。
图1.8 文档的“页面”视图
如果默认的不是页面视图，可单击【视图】→【文档视图】→【页面视图】来进行编辑。
在 Word 中输入文本时，用户可以连续不断地输入，当文字写到页面的最右端时，插入点会自动移到下一行的行首位置，这就是Word的“自动换行”功能。
一篇长的文档常常由多个自然段组成，增加新的段落可以通过按【Enter】键的方式来实现。段落标记是Word中的一种非打印字符，它能够在文档中显示，但不会被打印出来。
（3）插入带圈的数字序号。
在编辑文档时，有的符号是不能直接从键盘输入的，可以使用其他方法来插入，如带圈的数字序号“①”“②”……
① 将光标定位在文档正文的第21段文字“员工日常行为规范”之前。
② 选择【插入】→【符号】→【其他符号】命令，打开“符号”对话框。
③ 在“符号”选项卡中的“子集”下拉列表框中，选择 “带括号的字母数字”，如图1.9所示。
图1.9 “符号”对话框
④ 在下方的符号列表框中选择要插入的符号，如“①”，单击“插入”按钮。
⑤ 使用类似的方法，分别在第22、第23、第25、第26、第27、第28、第30、第31段之前插入如图1.10所示的带圈数字序号。
图1.10 在文档中插入带圈数字序号
Step 04 设置“公司文化活动方案”格式
文档编辑完成后，通过字体、段落、项目符号和编号、对齐等设置可对文档进行美化和修饰。
（1）设置标题格式。
将标题的字体格式设置为宋体、二号、加粗、深蓝色；段落格式为居中，段前间距为0.5行，段后间距为1行，格式化的效果如图1.11所示。
图1.11 标题的格式化效果
① 选中标题文字“公司文化活动方案”。
② 单击“开始”选项卡，在“字体”和“段落”工具栏上选择相应的字体和对齐设置按钮，如图1.12所示。
图1.12 “字体”和“段落”工具栏
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设置字体格式还可以采用如下操作。
① 单击【开始】→【字体】按钮，打开如图1.13所示的“字体”对话框进行设置。
② 选中要设置的文本，Word将自动弹出浮动的“快捷字体工具栏”，从“快捷字体工具栏”中单击相应的按钮即可进行设置。
③ 选中要设置的文本，单击鼠标右键，从快捷菜单中选择“字体”命令，再在“字体”对话框中进行设置。
③ 设置标题段落的间距。单击【开始】→【段落】按钮，打开“段落”对话框，设置段前间距为“0.5行”、段后间距为“1行”，如图1.14所示。
图1.13 “字体”对话框
图1.14 “段落”对话框
（2）设置正文格式。
① 设置正文字体格式。设置正文所有字体为宋体、小四号，字符间距为加宽0.5磅。
a.选中正文所有字符。
b.单击【开始】→【字体】按钮，打开“字体”对话框，在“字体”选项卡中，设置中文字体为“宋体”，字号为“小四”，其余不变。
c.切换到“高级”选项卡，如图1.15所示，设置间距为“加宽”，磅值为“0.5磅”。
② 设置正文段落格式。设置正文所有段落行距为固定值24磅。
a.选中正文所有段落。
b.单击【开始】→【段落】按钮，打开“段落”对话框，设置行距为“固定值”“24磅”，如图1.16所示。
图1.15 设置字符间距
图1.16 设置行距为“固定值”“24磅”
③ 设置正文中除编号“一”“二”“三”“四”“五”“六”“七”所在标题段外的其他段落首行缩进2字符。
a.按住【Ctrl】键，分别选中正文中除编号“一”“二”“三”“四”“五”“六”“七”所在的标题段外的其他段落。
b.单击【开始】→【段落】按钮，打开“段落”对话框，设置“特殊格式”为“首行缩进”“2字符”，如图1.17所示。
④ 设置正文标题行格式。设置标题行“一、背景”的格式设置为宋体、四号、加粗，段前段后间距各0.5行。并采用格式刷复制格式到标题行“二”“三”“四”“五”“六”“七”所在标题段落。
a.选中标题行文本“一、背景”。
b.将其格式设置为宋体、四号、加粗，段前段后间距各0.5行。
c.保持选中文本状态，双击【开始】→【剪贴板】→【格式刷】按钮
，使其呈选中状态，移动鼠标，此时鼠标指针变成了一把刷子，按住鼠标左键，刷过“二、方案宗旨”，这样“二、方案宗旨”的段落就具有了同“一、背景”一样的文本格式。
d.用同样的方法继续刷“三”“四”“五”“六”“七”所在的标题段落。
e.再次单击“格式刷”按钮取消格式刷功能，鼠标指针变回正常形状。
设置后的标题段格式如图1.18所示。
图1.17 设置首行缩进
图1.18 设置格式后的标题段效果
⑤ 设置“二、方案宗旨”具体内容的格式。为“二、方案宗旨”具体内容添加项目符号，添加后的效果如图1.19所示。
a.选中这部分的3个段落。
b.单击【开始】→【段落】→【项目符号】
右侧的下拉按钮，打开“项目符号”列表，在“项目符号库”中，为选中的文本选择需要添加的项目符号，如图1.20所示。
图1.19 为“二、工作职责”具体内容添加项目符号
图1.20 “项目符号”列表
⑥ 设置“六、公司企业文化的内容”下面具体内容的格式。参照“二、工作职责”具体内容的格式设置方法，为“六、公司企业文化的内容”的具体内容添加项目符号，效果如图1.21所示。
图1.21 为“六、公司企业文化的内容”具体内容添加项目符号
⑦ 为“七、企业文化的系统建设方案”下面含有带圈数字序号所在段落增加缩进量。
a.分别选中含有带圈数字序号的各个段落。
b.单击【开始】→【段落】→【增加缩进量】按钮
，为添加了项目符号的段落增加缩进量。效果如图1.22所示。
⑧ 保存文档。
图1.22 增加段落缩进量
Step 05 打印文档
文档编排完成后就可以准备打印了。打印前，一般先使用打印预览功能查看文档的整体编排，满意后再将其打印。
（1）单击【文件】→【打印】命令，显示如图1.23所示的打印界面，在窗口的右侧可预览文档打印的效果。
图1.23 文档的打印界面
（2）预览完毕，如果对文档效果满意，可在中间的窗格中，设置打印份数、打印机、打印范围等参数，然后单击“打印”按钮，对文档进行打印。
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在打印预览中，如果对文档效果不满意，还需修改，可单击“开始”选项卡，回到文档的编辑状态进行修改。
（3）关闭文档。完成后，单击【文件】→【保存】命令，或【Ctrl】+【S】组合键，再次确认保存文档或对文档所做的修改，然后关闭文档。
【拓展案例】
（1）制作会议记录。
会议记录是在比较重要的会议上，由专人当场把会议的基本情况记录下来的第一手书面材料。会议记录是会议文件和其他公文形成的基础。会议记录应包括如下内容：会议名称要写明召开会议的机关或组织、会议的年度时间或届次、会议内容摘要、会议时间、会议地点、出席人、列席人、主持人、记录人、议项、会议发言、议决结果、签名。会议记录效果如图1.24所示。
图1.24 会议记录效果图
（2）制作行政部年度工作要点，如图1.25所示。
【拓展训练】
利用Word 2010制作一份公司年度宣传计划，效果图如图1.26所示。
操作步骤如下。
（1）启动Word 2010，新建一份空白文档，以“2018年公司宣传工作计划”为名保存至“E:\公司文档\行政部”文件夹中。
图1.25 行政部年度工作要点效果图
图1.26 公司年度宣传计划效果图
（2）单击【页面布局】→【页面设置】按钮，打开“页面设置”对话框，将纸张设为A4，页边距分别设置为上2.5厘米、下2厘米、左2.2厘米、右2.2厘米。
（3）按照如图1.27所示录入文字。
图1.27 公司年度宣传计划文字内容
（4）设置文章标题格式。
① 选中标题“2018年公司宣传工作计划”。
② 单击【开始】→【字体】工具栏上的相应命令，将标题文字设置为字体隶书、二号、红色；再单击“段落”按钮，打开“段落”对话框，将标题对齐方式设置为居中，段后间距为12磅。
（5）在“段落”对话框中，将正文所有段落设置为首行缩进2个字符。
（6）设置正文标题行的格式。
① 选中标题“一、指导思想”“二、宣传重点”和“三、具体措施”，在“字体”工具栏中将其设置为“仿宋、四号、加粗”。
② 选择【开始】→【段落】→【边框】右侧的下拉按钮，从打开的菜单中选择“边框和底纹”命令，打开“边框与底纹”对话框，如图1.28所示，在其中的“边框”选项卡中设置边框为方框、实线，颜色“自动”，宽度为“0.5磅”，应用于“文字”，完成后单击“确定”按钮。
图1.28 “边框与底纹”对话框中设置边框
（7）设置编号。
选中标题“三、具体措施”下方的2段文字，单击【开始】→【段落】→【项目编号】右侧的下拉按钮，打开如图1.29所示的“编号库”，选中需要的编号，应用于所选段落。
（8）设置项目符号。
① 选中标题“二、宣传重点”下的文本内容后，单击【开始】→【段落】→【项目符号】右侧的下拉按钮，打开如图1.30所示的“项目符号库”，再选择与如图1.31所示相同的项目符号，将选定的项目符号应用于选中的文本段落。
图1.29 选择需要的编号
图1.30 在“项目符号库”中选择项目符号
图1.31 为文本添加项目符号
② 选中标题“三、具体措施”下“2.”下方段落的文字，单击【开始】→【段落】→【项目符号】右侧的下拉按钮，打开“项目符号库”，在“项目符号”选项卡中并没有如图1.32所示的项目符号，这时，单击“定义新项目符号”选项，打开如图1.33所示的“定义新项目符号”对话框，单击“符号”按钮，打开“符号”对话框，在“字体”对话框的右侧单击下拉按钮，选择类别“Wingdings”，再在窗口列出的符号中选择需要的符号，如图1.34所示，单击“确定”按钮返回“定义新项目符号”对话框，再单击“确定”按钮，将选定的项目符号应用于所选段落。
图1.32 为文本添加项目符号
图1.33 “定义新项目符号”对话框
（9）增加段落的缩进量。
① 选中标题“二、宣传重点”下已添加项目符号的段落，单击【开始】→【段落】按钮，打开“段落”对话框，设置这部分的段落左侧缩进为“1.4厘米”，如图1.35所示。
图1.34 选择符号
图1.35 设置段落“左缩进”
② 选中标题“三、具体措施”下的“1”和“2”部分的文字，拖动标尺上的左缩进游标到合适的左缩进量，如图1.36所示。
图1.36 利用标尺进行左缩进的设置
③ 选中“2”下方进入到项目符号设置的段落。利用标尺拖动“首行缩进”游标到合适的位置，设置这些段落的首行缩进量，如图1.37所示。
（10）添加页面页脚。
① 单击【插入】→【页眉和页脚】→【页眉】按钮，弹出如图1.38所示“内置”下拉菜单。
② 从下拉菜单中选择需要的页眉模板“空白（三栏）”,Word 2010将在文档中的页眉中显示如图1.39所示的3个文本域。
图1.37 利用标尺进行首行缩进的设置
图1.38页眉“内置”下拉菜单
图1.39 插入“空白（三栏）”的页眉模板
③ 在“页眉”的左侧和右侧文本域中分别写入“科源有限公司”“行政部”等字样，删除中间的文本域。选中添加的页眉文字，将其设为楷体、小四号、倾斜、深蓝色，如图1.40所示。
图1.40页眉编辑示例
活力小贴士
①页眉和页脚中文字的输入和编辑操作与正文部分是一样的。
② 若不需要页眉的分隔线，可选中页眉的段落后，单击【开始】→【段落】→【边框】右侧的下拉按钮，从弹出的菜单中选择“边框和底纹”命令，打开“边框和底纹”对话框，在“边框”对话框中取消应用于段落的边框。
④ 单击【页眉和页脚工具】→【设计】→【导航】→【转至页脚】按钮，切换到页脚编辑区。再单击【页眉和页脚】→【页码】按钮，打开如图1.41所示的页码下拉菜单。选择“页面底端”选项，显示如图1.42所示的页码样式列表。在列表中选择“X/Y”组中的“加粗显示的数字2”选项，可插入有当前页码X和文档页数Y的文字，将字体设为小五号、居中对齐。
图1.41页码下拉菜单
图1.42页码样式列表
活力小贴士
在给文档添加“页眉和页脚”时，也可以在如图1.43所示的“页眉和页脚”工具栏中，插入日期和时间、图片、剪贴画以及文档部件（文档属性、域）等内容。
图1.43 “页眉和页脚”工具栏中的其他内容
⑤ 单击【页眉和页脚工具】→【设计】→【关闭页眉和页脚】按钮，或在正文文字区双击鼠标，关闭页眉和页脚的编辑视图，回到正文编辑视图。
（11）预览文档，如有不合适处，可继续修改，当文档效果如图1.26所示时，可打印文档，完成所有操作后关闭文档。
【案例小结】
通过本案例的学习，读者将学会 Word 文档的创建、保存、页面设置、文档的录入、编辑等操作，学会对文档中字符的字体、颜色、大小、字形的设置，学会段落的缩进、间距和行距的设置以及利用项目符号和编号对段落进行相关的美化和修饰，学会对页面的页眉和页脚等进行相应的设置，并预览和打印文档等行政部门工作中常用的操作。