1.4　编辑表格数据

在Excel 2016中根据表格的需要，可以对表格中的数据进行多种形式的编辑，使表格更加符合实际工作的需要。

1.4.1　快速填充数据

在录入数据时，表格中可能常常需要一些连续的或按一定规律重复的数据，此时应用填充功能可以快速完成这些数据的录入。

1.自动填充数字序列

如果在工作表的各单元格中输入的数据经常出现相同的情况，或其内容存在某种等差或等比关系。这时就可以利用自动填充功能快速完成数据的录入。具体操作方法如下。

Step 01　打开光盘文件\素材文件\第1课\员工试用期考核表1.xlsx文件；单击A4单元格，输入数字“YX001”，如下图所示。

Step 02　将鼠标移动至A4单元格右下角，当指针变成“+”形状时，按住鼠标左键向下移动至A14单元格，如下图所示。

Step 03　经过上述操作步骤，即可快速填充数据，如下图所示。

2.自定义填充数字序列

使用自定义填充序列，可以加快数据的输入。Excel 2016提供了通过工作表中现有的数据项或以临时输入的方式，创建自定义序列的环境，应用序列可以加快数据输入。具体操作方法如下。

Step 01　单击“文件”按钮，在打开的页面中选择“选项”命令，如下图所示。

Step 02　1　在弹出的对话框中选择“高级”选项，2　单击“常规”选项组中的“编辑自定义列表”按钮，如下图所示。

Step 03　弹出“自定义序列”对话框；1　在“输入序列”列表框中输入部门的名称，2　单击“添加”按钮完成自定义序列的添加，3　单击“确定”按钮，如下图所示。

Step 04　返回“Excel选项”对话框，单击“确定”按钮，如下图所示。

Step 05　在D4单元格中输入文字“市场部”，如下图所示。

Step 06　将鼠标指针移动至D4单元格右下角，当指针变成“+”形状时，按住鼠标左键向下拖动至D14单元格，即可进行填充，如下图所示。

1.4.2　修改单元格中的数据

当在单元格中输入数据后，一旦发现单元格中的数据输入有误，就需要修改单元格中的数据，确保表格的准确性。具体操作方法如下。

单击需要修改的D14单元格，在单元格中直接输入“财务部”，按“Enter”键确认修改的数据。此时可以看到“行政部”已经修改成了“财务部”，如下图所示。

一点通

修改单元格中的部分数据

将鼠标定位在单元格中，双击选中单元格内容，移动鼠标至要进行修改的数据位置删除数据，再在该位置输入正确的数据按“Enter”键即可。

1.4.3　移动和复制数据

在编辑工作表时，如果需要将表格中的数据移动到其他的位置，可以通过“移动”功能来移动数据；若多个单元格需要相同的数据，可以通过“复制”功能来实现。提高工作的效率。

1.移动数据

在Excel 2016中，移动数据可以通过以下方法进行。

方法一：选中H5单元格，将鼠标指针移动至单元格边框位置，当鼠标指针变成“拖动”样式时，移动鼠标至H4单元格，如下图所示。

方法二：Step 02　1　选中H7单元格，单击“开始”选项卡，2　单击“剪贴板”工具组中的“剪切”按钮，此时H7单元格周围会出现一个闪烁的虚线框，如下图所示。

Step 02　1　选中要移动到的H8单元格，2　单击“剪贴板”工具组中的“粘贴”按钮，即可将数据移动到H8单元格中，如下图所示。

一点通

移动数据

选中需要移动数据的单元格，按快捷键“Ctrl+X”剪切数据，然后选中目标单元格，按快捷键“Ctrl+V”粘贴数据，即可以实现移动数据的效果。

2.复制数据

在Excel 2016中，复制数据与移动数据的方法类似。

方法一：选中H4单元格，按住“Ctrl”键不放，将单元格中的数据拖动至H6单元格中，如下图所示。

方法二：

Step 01　1　选中H6单元格，2　单击“剪贴板”工具组中的“复制”按钮，此时H6单元格周围会出现一个闪烁的虚线框，如下图所示。

Step 02　1　选中H10单元格，2　单击“剪贴板”工具组中的“剪切”按钮，即可将数据复制到H10单元格中，如下图所示。

Step 03　根据以上操作步骤，完成对员工试用期是否通过的编辑，效果如下图所示。

一点通

复制数据

选中需要复制数据的单元格，按快捷键“Ctrl+C”剪切数据，然后选择目标单元格，按快捷键“Ctrl+V”粘贴数据，可以实现复制数据的效果。

1.4.4　查找与替换数据

在编辑工作表时，有时需要查看或修改工作表中某一部分的内容。如果人为地逐行逐列进行查找，工作量较大，而且耗费时间。利用Excel 2016提供的查找与替换数据功能，可以快速地实现数据的查找与替换。

1.查找数据

在Excel中通过查找功能，可以快速地查找到工作所需的数据。具体操作方法如下。

Step 01　1　单击“编辑”工具组中的“查找与选择”按钮，2　在弹出的下拉列表中选择“查找”命令，如下图所示。

Step 02　弹出“查找与替换”对话框；1　在“查找内容”文本框中输入需要的内容，如“财务部”，2　单击“查找下一个”按钮，系统会自动地查找出符合条件的单元格，如下图所示。

Step 03　1　单击“查找全部”按钮，2　单击“关闭”按钮，即可在工作表中查找到所有符合条件的数据，如下图所示。

2.替换数据

如果要对工作表中查找到的数据进行修改，可以使用“替换”功能，它可以将查找到的某一个数据替换为新的数据。具体操作方法如下。

Step 01　1　单击“编辑”工具组中的“查找与选择”按钮，2　在弹出的下拉列表中选择“替换”命令，如下图所示。

Step 02　弹出“查找与替换”对话框；1　在“查找内容”文本框中输入需要的内容，如“财务部”，2　在“替换为”文本框中输入要替换成的数据，如“市场部”，3　单击“全部替换”按钮，4　单击“关闭”按钮即可，如下图所示。

1.4.5　设置录入数据的有效性

在工作表数据的录入中，为了提高数据录入的准确性，可以为相应的单元格指定录入数据的有效性。具体操作方法如下。

Step 01　1　单击“数据”选项卡，2　选中I4：I14单元格，3　单击“数据工具”工具组中的“数据验证”按钮，如下图所示。

Step 02　弹出“数据验证”对话框；1　切换到“设置”选项卡，2　从“允许”下拉列表中选择“序列”选项，3　在“来源”文本框中输入“3000，1500”，如下图所示。

Step 03　1　切换到“输入信息”选项卡，2　选中“选定单元格时显示输入信息”复选框，3　在“标题”文本框中输入“试用期薪资”，4　在“输入信息”文本框中输入“输入试用期薪资”，如下图所示。

Step 04　1　切换到“出错警告”选项卡，2　选中“输入无效数据时显示出错警告”复选框，3　在“标题”文本框中输入“输入错误，4　在“错误信息”文本框中输入“您输入的信息不正确”，5　单击“确定”按钮，如下图所示。

Step 05　选中I4单元格；1　单击单元格右下侧的“下三角”按钮，2　在弹出的下拉列表中选择一个合适的选项将其填充到单元格中，如下图所示。

Step 06　根据以上操作步骤，添加其他员工的试用期薪资信息，如下图所示。

小提示

录入数据的有效性

在工作表中，设置录入数据的有效性过程中应当注意在进行数据源的录入时，应当注意应使用英文状态下的逗号“，”将内容进行隔开。