3.4　校对幻灯片文本

幻灯片的文本校对在日常办公中被广泛应用，它是每份演示文稿在完成后必要的审核步骤，通过校对可以找出演示文稿中的错误并进行修正。

本节将通过编辑“楼盘推广策划”演示文稿为例，讲解校对幻灯片文本的相关操作。

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【实例3.4】编辑楼盘推广策划演示文稿【营销】

楼盘作为一项特殊的消费产品，在市场上的竞争也是非常激烈的，所以在上市之前需要对其进行推广宣传，针对这一目的，市场部小文制作了一个“楼盘推广策划”演示文稿，为了保证演示文稿中信息的可靠性和正确性，在对其进行展示前需要对其进行相应的校对，图3-40所示为校对后的效果展示。

3.4.1　查找和替换文本

由于“楼盘推广策划”演示文稿的幻灯片页数较多，想要同时将所有幻灯片中的“民启”修改为“名启”，若是一一修改，会浪费大量时间，降低工作效率，此时可以使用PowerPoint 2013中的查找与替换功能来实现，其具体操作如下。

【思路分析】

Step 01　打开演示文稿后，在“开始”选项卡的“编辑”组中单击“替换”下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“替换”命令，如图3-41所示。

Step 02　打开“替换”对话框，在“查找内容”文本框中输入“民启”，在“替换为”下拉列表框中输入“名启”，单击“查找下一个”按钮查找文本，如图3-42所示。

Step 03　查找完成后，如果确定需要修改，单击“替换”按钮替换查找到的文本，并且程序会自动查找到下一个“民启”文本，如图3-43所示。

Step 04　如果确定要替换所有幻灯片中的“民启”文本，单击“全部替换”按钮，则可以将所有文本一次性地替换掉，如图3-44所示。

Step 05　替换完成后，程序自动打开提示对话框，提示替换的数据，单击“确定”按钮确认设置，如图3-45所示。

Step 06　返回到“替换”对话框中，单击“关闭”按钮完成查找和替换的操作，如图3-46所示。

3.4.2　添加批注信息

小文将“楼盘推广策划”制作的演示文稿发送给领导，领导需要对演示文稿进行审阅，为了在不改变原文的情况下对其进行修订，或提出一些实际的建议，领导使用了添加批注的方式，其具体操作如下。

【思路分析】

Step 01　在工作界面中单击“文件”选项卡，切换到Backstage视图中，单击“选项”按钮，打开“PowerPoint选项”对话框，如图3-47所示。

Step 02　在“常规”选项卡的“用户名”和“缩写”文本框中输入要更改的用户名信息，单击“确定”按钮，如图3-48所示。

Step 03　返回到幻灯片中，切换到第5张幻灯片中，选择相应的文本，单击“审阅”选项卡，在“批注”组中单击“新建批注”按钮，如图3-49所示。

Step 04　在打开的“批注”窗格中输入批注信息，单击“关闭”按钮完成批注的添加，如图3-50所示。以相同的方法为文本添加其他批注。

相关链接　删除批注

如果批注添加错误，或不再需要添加的批注，则可以将其删除，删除批注后不会改变原演示文稿的内容。

其具体操作是：单击需要删除的批注图标，打开“批注”窗格，在要删除的批注选项右上角单击“删除”按钮，即可将其删除，如图3-51所示。

3.4.3　接受/拒绝修订

领导对“楼盘推广策划”演示文稿进行审阅时，还需要判断收到的演示文稿是否符合制作要求，此时他使用了PowerPoint 2013的比较功能，将收到的演示文稿与含有制作要求的演示文稿进行一一对比，从而对其进行修改并接受或拒绝修改，其具体操作如下。

【思路分析】

Step 01　打开“楼盘推广策划制作要求”演示文稿，切换到“审阅”选项卡，在“比较”组中单击“比较”按钮，如图3-52所示。

Step 02　在打开的“选择要与当前演示文稿合并的文件”对话框中，选择需要进行修订的演示文稿，单击“合并”按钮，如图3-53所示。

Step 03　此时第1张幻灯片前会显示一个按钮，单击该按钮，在弹出的下拉列表中选择“已在该位置插入所有幻灯片”选项，如图3-54所示。

Step 04　对插入幻灯片中的内容进行相应的更改，完成后在“比较”组中单击“接受”下拉按钮，选择“接受对当前演示文稿所做的所有更改”选项，如图3-55所示。

Step 05　在“比较”组中单击“结束审阅”按钮，结束对演示文稿的审阅操作，如图3-56所示。

Step 06　在打开的提示对话框中单击“是”按钮，确认结束审阅操作，返回到幻灯片中，将演示文稿保存名称为“楼盘推广策划”的演示文稿即可，如图3-57所示。