1.1 会议纪要
会议纪要是在会议记录基础上经过加工、整理出来的一种记叙性和介绍性的文件，包括会议的基本情况、主要精神及中心内容，便于向上级汇报或向有关人员传达及分发。
1.1.1 新建文档
使用Word 2019可以方便地创建各种文档，新建文档的方法很多，下面重点介绍实际工作中常用的两种方法：使用右键菜单、通过模板创建。其他新建文档的方法，如使用【开始】按钮、使用【新建】按钮、使用快捷键，读者可以扫描二维码学习。
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新建空白文档
一般情况下，先选定文件的保存位置，例如将文档保存在E盘【文件】文件夹中，然后在该位置新建文档。
1 打开文件夹，在文件夹中单击鼠标右键。
2 在弹出的快捷菜单中依次单击【新建】
【Microsoft Word文档】选项。
新建联机模板
除了Office 2019软件自带的模板之外，微软公司还提供了很多精美且专业的联机模板。
在日常办公中，若制作一些有固定格式的文档，比如会议纪要、通知、信封等，通过使用微软公司提供的联机模板创建所需的文档会事半功倍。
下面以创建一个会议纪要文档为例介绍具体方法。为了能搜索到与自己需求更匹配的文档，这里以“会议”为关键词进行搜索。
1 单击
按钮，从弹出的界面中选择【新建】选项，系统会打开【新建】界面，在搜索框中输入想要搜索的模板名称，例如输入“会议”，单击【开始搜索】按钮
。
2 在搜索框下方会显示搜索结果，从中选择一种合适的会议纪要选项。
3 在弹出的预览界面中单击【创建】按钮
。
4 系统自动进入下载界面，显示正在下载您的模板，下载完毕即可在Word中打开。
注意
联机模板的下载需要连接网络，否则无法显示信息和下载。
1.1.2 保存文档
新建文档之后，需要对文档进行保存，方便下次使用。保存文档的方法有很多，读者可以扫描右边二维码观看视频学习，视频中介绍了通过【文件】菜单保存、将文档另存为等保存方式。
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1．快速保存
在实际工作中，更多的情况是文档已经保存在电脑的某个文件夹中了，这时只要按【Ctrl】+【S】组合键，就可以实现保存了。
2．设置自动保存
使用Word的自动保存功能，可以在断电或死机的情况下最大限度地减少损失。设置自动保存的具体步骤如下。
1 在Word文档窗口中，单击
按钮，从弹出的界面中单击【选项】选项。
2 弹出【Word选项】对话框，切换到【保存】选项卡，在【保存文档】组合框中的【将文件保存为此格式】下拉列表中选择文件的保存类型，这里选择【Word文档(*.docx)】选项，然后选中【保存自动恢复信息时间间隔】复选框，并在其右侧的微调框中设置文档自动保存的时间间隔，这里将时间间隔值设置为“8分钟”。设置完毕，单击
按钮即可。
1.1.3 输入文本
编辑文档是Word文字处理软件最主要的功能之一，接下来介绍如何在Word文档中编辑中文、英文、数字以及日期等对象。
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原始文件\第1章\会议纪要
最终效果\第1章\会议纪要
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1．输入中文
新建会议纪要空白文档后，用户就可以在文档中输入内容了。
在文档中输入中文及数字的内容，读者可以扫描上方的二维码观看视频学习。
在文档中输入中文时，经常会遇到一些使用频率高、输入麻烦的词语，这时可以使用自动更正功能，通过使用自动更正来替换词语，提高输入效率。使用自动更正功能的操作步骤如下。
1 在Word文档窗口中，单击
按钮，从弹出的界面中单击【选项】选项。
2 弹出【Word选项】对话框，切换到【校对】选项卡，在【自动更正选项】下方单击
按钮。
3 弹出【自动更正】对话框，自动切换到【自动更正】选项卡，在【键入时自动替换】列表框的【替换】输入框中输入“职考”，在【替换为】输入框中输入“职业资格考试”，单击
按钮，即可看到替换的内容已经添加到列表框中，单击
按钮。
4 返回【Word选项】对话框，单击
按钮，返回Word文档，在文档中输入“职考”，系统会自动将其替换为“职业资格考试”。
2．输入日期和时间
用户在编辑文档时，往往需要输入日期或时间来记录文档的编辑时间。如果用户要使用当前的日期或时间，则可使用Word自带的插入日期和时间功能。输入日期和时间的具体步骤如下。
1 将光标定位在文档的最后一行，然后切换到【插入】选项卡，在【文本】组中单击
按钮。
2 弹出【日期和时间】对话框，在【可用格式】列表框中选择一种日期格式，例如选择【二〇一八年十月二十五日】选项，单击
按钮。
3 此时，输入的日期就按选择的格式插入Word文档中。
4 用户还可以使用快捷键输入当前日期和时间。按【Alt】+【Shift】+【D】组合键，即可输入当前的系统日期；按【Alt】+【Shift】+【T】组合键，即可输入当前的系统时间。
注意
文档录入完成后，如果不希望其中某些日期和时间随系统的改变而改变，则可选中相应的日期和时间，然后按【Ctrl】+【Shift】+【F9】组合键切断域的链接即可。
3．输入英文
在编辑文档的过程中，用户如果想要输入英文文本，需先将输入法切换到英文状态，然后再进行输入。输入英文文本的具体步骤如下。
1 按【Shift】键将输入法切换到英文状态下，将光标定位在文本第1页，“人事部”后面，然后输入大写英文文本“HR”。
2 在文档中如果要更改英文的大小写，需先选择英文文字，如“HR”，然后切换到【开始】选项卡，在【字体】组中单击【更改大小写】按钮
，从弹出的下拉列表中选择【小写】选项。
3 可以看到英文变为“hr”。在保持“hr”的选中状态下，按【Shift】+【F3】组合键，“hr”变成了“Hr”；再次按【Shift】+【F3】组合键，“Hr”则变成了“HR”。
注意
用户也可以使用快捷键改变英文输入的大小写，方法是：在键盘上按【Caps Lock】键（大写锁定键），然后按字母键，即可输入大写字母；再次按【Caps Lock】键，即可关闭大写。英文输入法中，按【Shift】+字母键也可以输入大写字母。
1.1.4 编辑文本
文本的基本操作一般包括选择、复制、粘贴、剪切、删除以及查找和替换文本等内容，接下来分别进行介绍。
1．选择文本
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原始文件\第1章\会议纪要1
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对Word文档中的文本进行编辑之前，首先应选择要编辑的文本。下面重点介绍几种使用组合键选择文本的方法。
其他选择文本的方法，如使用鼠标选择文本，读者可以扫描二维码学习。
在使用组合键选择文本前，用户应根据需要将光标定位在适当的位置，然后再按相应的组合键选择文本。
Word提供了一整套利用键盘选择文本的方法，主要是通过【Shift】【Ctrl】和方向键来实现的，操作方法如下表所示。
2．复制文本
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在编辑文本时，经常会遇到需要重复输入的文字，这时可以对重复文字进行复制操作。复制文本时，软件会将整个文档或文档中的一部分复制一份备份文件，并放到指定位置——剪贴板中，而被复制的内容仍按原样保留在原位置。下面重点介绍使用组合键复制文本的方法。
其他复制文本的方法，如使用右键菜单、使用剪贴板等复制文本的方法，读者可以扫描二维码学习。
使用【Shift】+【F2】组合键来复制文本，具体的操作步骤如下。
选中文本“职业资格考试”，按【Shift】+【F2】组合键，状态栏中将出现“复制到何处？”字样，单击放置复制对象的目标位置，然后按【Enter】键即可。
3．剪切文本
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原始文件\第1章\会议纪要1
最终效果\第1章\会议纪要1
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“剪切”是指用户把选中的文本放入到剪切板中，单击“粘贴”按钮后，又会出现一份相同的文本，原来的文本会被系统自动删除。
使用右键菜单、使用剪贴板、使用快捷键等剪切文本的方法，读者可以扫描二维码学习。
4．粘贴文本
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原始文件\第1章\会议纪要1
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复制文本以后，接下来就可以进行粘贴操作了。用户常用的粘贴文本的方法有很多，下面重点介绍使用鼠标右键菜单的方法。
其他粘贴文本的方法，如使用剪贴板、使用快捷键等，读者可以扫描二维码学习。
复制文本以后，用户只需在目标位置单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中根据需求选择【粘贴选项】菜单项中合适的选项即可。
如果想保持复制文档中的字体、颜色及线条等格式不变，那么可以在右键弹出的快捷菜单中选择【保留源格式】选项即可。
如果复制的文档内容是不同的格式，那么可以在右键弹出的快捷菜单中选择【合并格式】选项即可。
如果在右键弹出的快捷菜单中选择【图片】选项，那么粘贴到文档中的内容是以图片形式显示的，其中的文字内容就无法再进行编辑了。如果不希望粘贴的内容发生变更，可以使用这种方式。
如果文本是从网络上复制过来的，用户只需要文字，不需要网络上的格式时，可以在右键弹出的快捷菜单中选择【只保留文本】选项。
5．查找和替换文本
在编辑文档时，有时要查找并替换某些字词，例如将文档中的“主管”替换为“经理”。如果文档内容很少，可以手动进行查找，但是如果文档篇幅很多，手动查找会很烦琐而且容易遗漏，这时使用Word强大的查找和替换功能可以节省大量的时间。查找和替换文本操作在用户编辑文档的过程中应用频繁。
1 打开本实例的原始文件，按【Ctrl】+【F】组合键，弹出【导航】窗格，然后在查找文本框中输入“主管”，按【Enter】键，随即在文档中找到该文本所在的位置，同时文本“主管”在Word文档中以黄色底纹显示。
2 如果用户要将找到的内容替换为其他文本，可以按【Ctrl】+【H】组合键，弹出【查找和替换】对话框，系统自动切换到【替换】选项卡，在【替换为】文本框中输入“经理”，然后单击
按钮。
3 弹出【Microsoft Word】提示对话框，提示用户全部完成，完成2处替换，然后单击
按钮。
4 单击
按钮，返回Word文档，即可看到替换效果。
6．删除文本
要想从文档中删除不需要的文本，用户可以使用快捷键，具体如下表所示。
1.1.5 文档视图
Word提供了多种视图模式供用户选择，包括页面视图、阅读视图、Web版式视图、大纲视图和草稿视图5种。【视图】选项卡中还新增了翻页、学习工具和【阅读】选项卡中的语音朗读功能。
下面以“会议纪要”为例重点介绍阅读视图与大纲视图这两种视图模式，其他的视图模式，如页面视图、Web版式视图和草稿视图，读者可以扫描二维码学习。
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原始文件\第1章\会议纪要2
最终效果\第1章\会议纪要2
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1．阅读视图
阅读视图是为了方便阅读浏览文档而设计的视图模式，此模式默认仅保留了方便在文档中跳转的导航窗格，将其他诸如开始、插入、页面设置、审阅、邮件合并等文档编辑工具进行了隐藏，扩大了Word的显示区域。另外，Word 2019优化了阅读功能，最大限度地为用户提供优良的阅读体验，便于用户在Word中阅读较长的文档。
切换到【视图】选项卡，在【视图】组中单击【阅读视图】按钮
，或者单击视图功能区中的【阅读视图】按钮
，即可切换到【阅读视图】界面。
2．大纲视图
“大纲视图”主要用于Word 2019文档结构的设置和浏览，使用“大纲视图”可以迅速了解文档的结构和内容梗概。
大纲视图可以方便地查看、调整文档的层次结构，设置标题的大纲级别，成区块地移动文本段落。此视图可以轻松地对超长文档进行在结构层面上的调整，而不会误删除一个文字。
1 切换到【视图】选项卡，在【视图】组中单击【大纲】按钮
。
2 此时即可将文档切换到大纲视图模式，同时在功能区中会显示【大纲显示】选项卡。
3 切换到【大纲显示】选项卡，在【大纲工具】组中单击【显示级别】按钮
右侧的下三角按钮，用户可以从弹出的下拉列表中为文档设置或修改大纲级别。设置完毕单击【关闭大纲视图】按钮，自动返回进入大纲视图前的视图状态。
3．翻页
在启用Word文档后，系统默认的视图模式是竖直的排版，想要观看下一页的内容，需要用户不断向下滑动鼠标，为了阅读方便，这时我们可以单击【翻页】按钮，模拟翻书的阅读体验，此功能非常适合使用平板电脑的用户，具体的操作步骤如下。
切换到【视图】选项卡，在【页面移动】组中单击【翻页】按钮，即可进入翻页状态。
4．学习工具
如果用户使用一般的方法来启动Word文档，再使用翻页功能后，竖直的排版会让版面缩小，而且无法调整画面的缩放（如下图所示）。文档中的文字字体比较小，反而会变得难以阅读。怎样解决这个问题呢？这时用户就需要使用【学习工具】的功能。具体的操作步骤如下。
1 切换到【视图】选项卡，在【沉浸式】组中单击【学习工具】按钮
。
2 自动切换到【学习工具】选项卡，用户可以在【学习工具】组中单击【列宽】【页面颜色】【文字间距】等不同的按钮，来调整文档，而这些调整除了方便用户阅读内容以外，并不会影响到Word原本的内容。
3 设置完成后，单击【关闭学习工具】按钮即可关闭【学习工具】。
•列宽：文字内容占整体版面的范围。
•页面颜色：改变背景底色，甚至可以反转为黑底白字。
•文字间距：字与字之间的距离。
•音节：在音节之间显示分隔符，不过只针对西文显示。
•朗读：将文字内容转为语音朗读出来。
5．语音朗读
在阅读文档时，如果用户眼睛疲劳，这时可以使用语音朗读功能。除了在【学习工具】选项卡中，可以将文字转为语音朗读以外，用户也可以直接在【审阅】选项卡中开启语音朗读功能。具体的操作步骤如下。
1 切换到【审阅】选项卡，在【语音】组中单击【朗读】按钮
。
2 开启【语音朗读】后，在画面右上角会出现一个工具栏。可以在工具栏中单击【播放】按钮
，由光标所在位置的文字内容开始朗读；也可以单击【上一个】按钮
或【下一个】按钮
，来跳转上下一行朗读。
3 用户也可以单击【设置】按钮
，来调整阅读速度或选择不同声音的语音。
4 朗读完成后，单击【停止】按钮
，即可退出朗读模式。
1.1.6 打印文档
文档编辑完成后，用户可以进行简单的页面设置，然后进行预览。如果用户对预览效果比较满意，就可以实施打印了。
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原始文件\第1章\会议纪要3
最终效果\第1章\会议纪要3
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1．页面设置
页面设置是指对页面元素的设置，主要包括页边距、纸张、版式和文档网格等内容。页面设置的具体步骤如下。
1 打开本实例的原始文件，切换到【布局】选项卡，单击【页面设置】组右侧的【对话框启动器】按钮
。
2 弹出【页面设置】对话框，系统自动切换到【页边距】选项卡。在【页边距】组合框中的【上】【下】【左】【右】微调框中调整页边距大小，在【纸张方向】组合框中单击【纵向】选项。
3 切换到【纸张】选项卡，在【纸张大小】下拉列表中选择【A4】选项，单击
按钮。
2．预览后打印
页面设置完成后，可以通过预览来浏览打印效果。预览及打印的具体步骤如下。
1 单击【自定义快速访问工具栏】按钮
，从弹出的下拉列表中选择【打印预览和打印】选项。
2 此时【打印预览和打印】按钮
就添加在了【快速访问工具栏】中。单击【打印预览和打印】按钮
，弹出【打印】界面，其右侧显示了预览效果。
3 用户可以根据打印需要单击相应选项并进行设置。如果用户对预览效果比较满意，就可以单击【打印】按钮进行打印了。
1.1.7 保护文档
用户可以通过设置只读文档和设置加密文档等方法对文档进行保护，以防止无操作权限的人员随意打开或修改文档。
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原始文件\第1章\会议纪要4
最终效果\第1章\会议纪要4
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1．设置只读文档
只读文档，表示这个文档只能打开观看，不能修改也不能存储。
若文档为只读文档，会在文档的标题栏中显示【只读】字样。我们可以使用常规选项来设置只读文档。
使用常规选项设置只读文档的具体步骤如下。
1 单击
按钮，从弹出的界面中单击【另存为】选项，弹出【另存为】界面，单击【这台电脑】选项，然后单击【浏览】按钮
。
2 弹出【另存为】对话框，单击
按钮，从弹出的下拉列表中选择【常规选项】选项。
3 弹出【常规选项】对话框，勾选【建议以只读方式打开文档】复选框，单击
按钮。
4 返回【另存为】对话框，然后单击
按钮即可。再次启动该文档时，将弹出【Microsoft Word】提示对话框，询问用户是否以只读方式打开，单击
按钮。
5 启动Word文档，此时该文档处于“只读”状态。
2．设置加密文档
为了保证文档安全，用户通常会为重要的文档设置加密，加密操作在日常办公中经常使用。设置加密文档的具体步骤如下。
1 打开本实例的原始文件，单击
按钮，从弹出的界面中单击【信息】选项，然后单击【保护文档】按钮
，从弹出的下拉列表中选择【用密码进行加密】选项。
2 弹出【加密文档】对话框，在【密码】文本框中输入“123”，然后单击
按钮。
3 弹出【确认密码】对话框，在【重新输入密码】文本框中输入“123”，然后单击
按钮。
4 再次启动该文档，弹出【密码】对话框，在【请键入打开文件所需的密码】文本框中输入密码“123”，然后单击
按钮即可打开Word文档。
提示
这里将密码设置为123，只是举例，实际工作中密码应该使用字母、数字混合的组合，这样的密码更不容易被破解。