3 学完本书您能做什么

看完上面的学习路线图是不是觉得Excel的用途很多啊？其实Excel的用途不单只有这些，细心的用户会发现无论是记载收集的资料，还是整理资料或是计算、分析数据，都可以通过Excel来实现。它已经扩展到了各行各业，并且进入了人们的日常生活中。Excel在日常生活中能干些什么呢？看了下面的内容您就会知道了。

轻松管理行政办公数据

在企业行政资源管理中，常常会制作一些员工资料表、员工培训计划、员工值班与出勤签到表、员工招聘计划、文件收发等一系列表格，用户可以使用Excel来轻松创建表格，记录这些数据，让数据条列清晰地呈现在用户面前。

● 使用设置单元格格式创建收发文登记簿

收发文登记簿是行政资源管理中最常用的表格，多数以日为单位进行创建，用于记录每个工作日文件收发情况。如果制作的是列表式的表格，到月末统计起来会非常麻烦，且容易出错，此时可以在表格中将收文和发文分开并排着书写，并设置单元格格式来划分数据。

Excel系统默认的表格是行、列交叉的网格，而右图的收发文登记簿，在默认表格的基础上设置了单元格的底纹和边框样式，且分门别类地记录了收文与发文收到的具体文件及时间，大大地方便了收发人员填写，同时也节约了公司的资源。

只不过在制作登记簿时，需注意日期所在单元格的列宽调整，能让日期清晰地显示在单元格中，同时也能保证表格的美观度。

● 使用内置表格样式美化产品销售利润明细表

产品销售利润明细表其实就是企业赢利的反映，它包括产品的名称、销售数量、单位价格、单位利润及总利润，能帮助企业对年赢利情况进行分析，并作为制作发展计划的有力依据。

内置表格样式是Excel系统为用户提供的预设的表格格式，它能让选中的区域快速转换为表格，并应用指定的边框和底纹。如右图则是应用了表格样式的本年产品销售利润明细表，它以底纹和边框将表格清晰化，并增加了表格的筛选功能、删除重复项功能等，可以快速地从表格中筛选出想要查看的数据。

准确获取财务统计数据

财务数据就是企业财务部门工作中遇到的常见票据、收支核算、成本费用等数据，这些数据是企业发展的主动力，所以必定是受关注的问题。因此准确地统计这些数据是企业至关重要的工作项目之一。

● 用函数准确地计算业绩等级情况

业绩是反映员工工作情况的晴雨表，企业应根据实际情况详细记录员工每一笔销售业务，到月底对员工业绩汇总，然后使用函数轻松、准确地统计出各等级的员工销售情况，了解企业当月的员工表现情况。

在统计数据时，可以使用Excel中的各类统计函数帮助你轻松解决这些问题。因为在应用函数时，您只需要设置好各个参数对应的值，即可准确地计算出数据，如右图所示，用COUNTlFS函数统计符合多个条件的数据个数。

注意：在设置参数时，设置的参数类型与函数参数要求必须相同，否则会出现相应的错误值。

● 使用数据透视表灵活重组数据并计算数据

员工应发工资是指基本工资、奖金、补助等累加在一起的金额，它不包括需要扣除的社保额、出勤扣款等费用，应发工资是计算个人所得税的基础，在计算时可以使用Excel中提供的数据透视表来灵活重组数据并计算数据。数据透视表不仅拥有交互式重组数据的功能，还具有计算功能，可以使用公式计算几个字段的和、平均值、计数、最大值和最小值。

在使用数据透视表计算应发工资时，只需单击“域，项目和集”按钮，选择“计算字段”选项，在弹出的“计算字段”对话框中，根据计算公式添加新的计算字段即可以在数据透视表中添加字段，计算实发工资，如右图所示。

形象分析市场与销售数据

销售数据是反映市场变化趋势的量化值，企业管理人员可以通过产品销售情况，准确地掌握市场的发展走势，帮助企业领导作出正确的决策。

● 使用迷你图直观地表现市场需求走势

市场需求是指一定的顾客在一定的地区、一定的时间、一定的市场营销环境和一定的市场营销方案下对某种商品或服务愿意而且能够购买的数量。产品的销售额能在一定程度上反映市场的需求情况。

迷你图是以单元格为绘图区域，绘制出的简明的数据小图表，能方便地把数据以小图的形式呈现在分析者的面前。它可直接在图表中显示高点、低点等特殊点，如上图所示。

在绘制迷你图时需要特别注意，只有使用Excel 2010才能创建迷你图，且它只能是按行或按列进行的数据分析。

● 使用图表形象展示各产品销量比例

同一个企业一般不会单独销售某一样产品，一般都是一系列产品进行销售，那么想要掌握当月每种产品销量占总销量的比例该怎么办？此时可以使用Excel 2010中的图表功能来形象直观地展示出它们之间的关系，让用户能很容易找出哪个产品销量最好，哪个产品销量最差。

图表可以用来表现数据间的某种相对关系，在常规状态下我们一般运用柱形图比较数据间的多少关系，用折线图反映数据间的趋势关系，用饼图表现数据间的比例分配关系。如上图是用饼图表现当月各产品销量比例的图，让用户一眼看出茶饮的销量最低，果汁的销量最高。

注意：在制作图表前最好对数据进行排序，这样制作的图表更加美观。