1.3 信息系统项目管理的理论基础与框架

信息化项目管理是针对信息化项目的特点,采用现代化的项目管理理论和方法,对信息化工程项目进行全面的规划、跟踪和控制,保证结果达到预期目标。

从有关信息化项目管理的介绍可以看出,信息化管理工作涉及实施单位的管理、技术、人员等各个方面,影响因素众多,关系复杂,其设计、开发、实施都需要进行有效的管理。由于信息化工程符合项目的所有特征,因此需要运用项目管理的思想和方法,提高信息化项目的成功率。信息系统项目的管理流程如图1-1所示。

1.3.1 信息系统项目管理的系统构成

信息系统项目管理涉及多个方面的因素,是一个系统工程,如图1-2所示,需要进行整体的、系统的把握和管理。在实施信息系统项目的管理过程中应该把握以下重点内容。

首先要把握项目的特征,即项目的独特性、一次性、系统性、制约性、风险性、过程渐近性。

其次要掌握项目管理知识体系（PMBOK）。PMI经过多年的努力,建立了项目管理知识体系。目前第三版在2004年已经出版（电子工业出版社翻译出版）,它是项目管理人员从事项目管理应具备的基本知识,是项目管理的基础。

把握项目的生命期。信息技术项目是应用人员通过项目流程和工具来执行项目启动、计划、实施、控制以及收尾的工作,通常被称作“信息系统开发生命周期”的步骤来创造各种可交付成果。

1.3.2 项目的战略、目标与文化

信息系统项目开发基于一定的系统需求,这种需求是可以被满足的。在项目启动阶段,项目组织的任务就是找出并明确这种需求,通过项目概念化文件来确定。项目战略是基于项目的需求和定位来确定的,它确定了项目管理的方向,是项目策划、项目规划、设计和实施的基础和前提。

信息系统项目计划阶段是以项目目标和范围的明确为开端的。只有明确了项目的目标和范围,项目团队才能正确地定义自己应该做什么、怎么做、何时做、谁来做、最终得到什么样的产品。这些工作正是项目计划所应包括的内容,其他工作是依据它们来进行的。

项目文化,是指项目团队员工在长期的创业和发展过程中,形成的为项目组织成员所积极认同并享有的整体价值观念、信仰追求、道德规范、行为准则和习俗作风等。它是基于项目组织的文化和项目业主的需求以及项目的定位来确定的,对增强项目团队凝聚力、创造良好的组织气氛、提高团队的士气、保证项目的成功起到重要的保证作用。

1.3.3 信息系统项目的生命周期

项目管理过程是一个复杂的系统工程,涉及多个学科、多个部门,需要多个利益相关方的密切合作共同完成。项目具有一次性和过程渐近性等特点,因此,在管理过程中必须采取周期性的方式,把信息系统开发项目划分为不同阶段进行管理,如图1-3所示。

信息系统项目的生命周期与一般项目的生命周期一样,可以将信息系统项目生命周期划分为四个阶段,如图1-4所示。

1.项目立项与识别需求

当需求产生,也就意味着项目开始。这一阶段的主要任务是确认用户需求,对项目进行可行性分析,包括经济可行性、技术可行性和社会可行性,同时组织专家对项目进行评估和论证,对比自己企业的开发能力,做出科学的决定,作好项目的立项工作。这个阶段是以用户提出明确的需求说明书或者招标书为结束标志,这个阶段信息系统开发企业与用户同时参与,不仅可以真正地了解用户的需求,还可以建立两者良好的客户关系,为今后的投标和合作打下基础。

信息系统开发企业提出解决方案,进行投标。这一阶段的关键是赢得项目,如果投标工作顺利,双方便签订合同。在签订合同时最需要注意的问题是：由于信息系统本身是一个看不见的逻辑实体,开发企业需要科学地、真实地对项目进行阐述,不可过度承诺,避免给企业造成损失。

2.技术方案的设计及项目规划

项目开发小组应根据业主和用户的需求提出明确的技术方案,该方案经过专家的论证,并与业主充分沟通后达成共识并正式确认。在项目实施之前需要进行项目的规划并编制一个可行的计划,以便实现项目所要满足的商业要求。它主要包括：明确项目的目标、项目的范围、项目的进度（各项活动的实施时间）、项目的成本、项目的质量、项目的风险、实施人及责任,项目的组织及项目所需的资源等。

3.项目的实施与控制

在这一阶段的主要任务是：项目团队在项目经理的领导下,根据项目的规划和计划,协调人力和其他资源；依据设置的检查点定期对项目进行监督,及时发现偏差并采取措施。由于信息系统项目具有很大的不确定性,因此在制定项目计划时要充分考虑信息系统开发的风险因素,并设置风险防范措施,以便及时发现和解决问题。

4.项目的验收与交付

这一阶段主要是对信息系统项目产品进行最终的测试和验收,并移交最终产品,帮助客户实现需求。在这期间还必须增加一些特殊任务：负责对该信息系统的用户进行相应的培训；系统移交给维护人员,对项目进行评估；清算项目的款项,并进行项目知识总结；分派项目团队成员到各自的职能部门或者到别的项目组中；最后,举行庆祝会议,让项目团队成员释放心理压力,享受项目成果。

1.3.4 项目管理的知识体系

作为具有重要世界影响力的项目管理组织——美国项目管理协会（PMI）,制定了项目管理知识体系,具有9个独立的知识领域。

1.项目整体管理

项目整体管理工作由项目计划编制、计划实施、综合变更控制等过程组成,它是对项目各要素进行综合调整和控制,使项目管理各个阶段、各个过程、各种资源、各项目标得以有机整合的综合管理工作。因此,建立系统的管理理念,树立全局和整体的思想,对项目的各项工作进行综合把握,是项目整体管理的核心内容。

2.项目范围管理

项目范围管理根据客户和业主的需求及项目的目标准确定义核准项目的范围,并在必要时调整和变更项目范围,对项目的范围实施有效的控制和管理。需要强调的是,项目范围管理应保证“只做该做的工作”。多做工作会增加成本,造成工期的拖延；少做工作将不能完成项目的任务,不能实现项目的目标和满足业主的要求。

3.项目时间管理

项目时间管理把项目范围分解成若干活动（WBS）,定义项目活动的内容,估算项目活动的时间,安排项目活动的先后顺序,并进行相应的进度计划编制、优化和控制等,这是项目管理的基础和前提。

4.项目费用管理

项目费用管理包括估算每项活动的成本,进而对项目的总成本及各项活动成本进行预算,进行项目资金的筹集与分配,在项目实施过程中进行费用控制等内容,以确保在预算范围内完成项目任务。

5.项目质量管理

项目质量管理,是指为使项目能达到用户预先规定的满意的质量要求和标准所进行的一系列管理与控制工作。包括进行项目质量规划、建立项目质量保证体系、安排项目质量保证措施、设定项目质量控制点、对每项活动进行质量检查和控制,对项目质量活动进行质量改进等工作内容。

6.项目人力资源管理

项目人力资源管理的目的,是使参加项目的人员均能最大限度地发挥作用。在项目实施过程中,具有不同性格、专业背景、工作习惯、工作方式的人聚集在一起工作,加之项目的组织结构多为临时的,许多人又是身兼多职,所以人力资源的管理在项目管理中尤为重要。它包括组建项目团队、制定人力资源规划与计划、人员培训、激励与协调员工等工作。

7.项目沟通管理

项目具有投资规模大、利益相关方和参与人员多以及项目管理复杂、项目生命期长等特点,在实施过程中会出现一些冲突和矛盾,将影响到项目的管理的成效和顺利实施。在项目实施过程中应该重点关注和加强项目信息的沟通,所以,必须定期、不定期地在项目团队成员、直接上级主管、用户等各种与项目相关的人员之间进行有效的沟通和协调。

8.项目风险管理

项目具有不确定性特点,应加强项目的风险管理工作,包括识别风险、进行风险分析（定量分析和定性分析）、制定相应的对策、进行风险控制,使项目的风险隐患得以避免,并且能够最大限度地减少风险所带来的损失。

9.项目采购管理

项目采购管理,是指为了保证项目顺利实施所需要的物资、服务或信息的获取过程,通常包括制定采购计划、选择供应商和相应资源、进行合同管理等内容。